ÖN MUHASEBEDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER NELERDİR?

Ön muhasebe, işletmelerin temel muhasebe işlemlerinin düzenlenmesi kaydı ve takibi anlamına gelir. Ön muhasebe işlemlerinin arasında kasa hesabı, cari hesap, irsaliye, fatura, çek, senet, banka hesapları bulunur. Genel muhasebeye kıyasla ön muhasebe işletmelerin yönetici ve ortaklarını kapsar.

Ön Muhasebe Ne Anlama Gelir?

Genel muhasebenin temelinde 4 aşama bulunur: kayıt, sınıflandırma, rapor etme ve analiz. Bu aşamalar, ön muhasebede geçerli değildir. Ön muhasebe, buradaki aşamaların kayıt kısmında rol oynar. Yani ön muhasebe için genel muhasebeye yardımcı olan, giriş niteliğindeki bir faaliyet de denebilir. Kayıt sonrasındaki işlemlerle muhasebe ilgilenir.

Bir işletmede bir fatura düzenleneceği zaman işletme sahibi/sahipleri, çalışanlar veya ön muhasebe çalışanı gereken işlemleri yapabilir. Belgeler ön muhasebe ile düzenlenir, ancak belgenin resmiyet kazanması (muhasebe defterine kaydedilmesi) muhasebecilerin yaptığı bir işlemdir. Muhasebecilere kolaylık sağlayan ön muhasebe işlemlerini yapacak olan elemanlara da ön muhasebe elemanı denir.

Ön muhasebenin ne olduğuna dair kapsamlı bilgi almak için buraya tıklayabilir ve bilgi alabilirsiniz.

Ön Muhasebe İşlemleri

Ön muhasebede birçok işlem yapılır. Bunlar arasında; alım/satım işlemlerinin belgelenmesi, banka hesaplarının takip edilmesi, bordro düzenlemeleri, işletmenin stok takibinin yapılması, kasa ve cari hesapların kontrol edilerek takibinin sağlanması, çek ve senetle yapılan ödemelerin belgelerinin tutulması bulunur.

İlginizi Çekebilir: E-Arşiv Fatura Nedir?

Ön Muhasebede Dikkat Edilmesi Gerekenler

Aşağıda sıralananlar, ön muhasebe yapanların dikkat etmesi gereken temel unsurları oluşturuyor:

• Gelir ve gider evrak makbuzlarının ön muhasebe programlarında işlenmesi,
• Kesilen faturaların bir kopyasının saklanması,
• Ödeme makbuzlarının saklanması,
• Yapılan sözleşmelerin titizlikle takip edilmesi ve bu sözleşmelerin damga vergilerinin kontrol edilmesi,
• İşletmede hizmet veya mal teslimi yapıldığında teslim alınan malın titizlikle kontrol edilmesi (hatalı, kusurlu, bozuk mal varsa tespit edilmesi), iade edilmesi gereken mal veya hizmetlerle ilgili süreçlerin takip edilmesi,
• İşletmenin sahip olduğu önemli belgelerin (kimlik bilgileri, ticari sicil evrakları, kontratlar, vergi dairesi ile olan yazışmalar, poliçeler, vb.) ayrı bir yerde saklanması ve titizlikle korunması,
• İşletmenin kullandığı yazılım, sunucu gibi bilgi teknolojilerine ait tüm şifrelerin korunması, titizlikle saklanması,
• Excel gibi bir programda işletme için yapılan harcamaların (tüm giderlerin) listelenmesi, oluşturulan dosyanın saklanması ve yedeklenmesi,
• Çalışanların özlük bilgileri, sözleşmeleri gibi çalışanlara ait olan evrakların ayrı klasörde saklanarak düzenlenmesi,
• Ticari evrak takibinin düzenli yapılması ve belgelerin ayrı bir klasörde arşivlenmesi,
• İşletmeye ait resmi defterlerin ve muhasebe evraklarının sistematik bir şekilde arşivlenerek saklanması, bu defterlerin takiplerinin yapılması (yönetim kurulu karar defteri gibi önemli defterler),
• İşletmeye ait demirbaşların fatura, garanti belgesi gibi önemli olan evraklarının takibi ve arşivi,
• Özellikle fatura ve irsaliye gibi belgelerde bulunan tarih ve imzaların kontrol edilmesi,
• Tedarikçiden alınan tüm belgelerin saklanması, ön muhasebe programına girilmesi ve dosyalanması,
• Çalışanlar izin alırsa dilekçe, imza gibi evrak işlemlerinin takip edilmesi,
• Çalışanların maaş ödemelerinin ardından muhasebeden bordro ve ödeme pusula belgelerinin temini,
• Muhasebeye iletilmesi gereken her belgenin titizlikle ulaştırılması,
• Denetleme, banka gibi kurumlardan gelen kişi veya kişilerin ad, soyad, telefon bilgilerinin alınması,
• İşletmede ortaya çıkabilecek ek masrafların (demirbaşlarda görülen hasar gibi) rapor edilmesi ve bu ek masrafların kayıt altına alınması,
• Faturaların takibinin titizlikle yapılması ve zamanında gelmeyen faturaların rapor edilmesi.

İlgili Makale: 9 Maddede E-Fatura Hakkında Bilmeniz Gerekenler